Por: Stefan Rendelstein (*)
Al ingresar a una plazoleta de un depósito fiscal podes encontrar un espacio hostil y pesado, con contenedores y personas moviéndose de un lado para el otro, máquinas gigantes manipuladas por personas capacitadas y experimentadas. Y sucede que ese conjunto de actividades que se ejecutan diariamente necesitan y deben ser coordinadas y gestionadas.
Las tareas que se ejecutan son variadas: la bajada a piso de la mercadería, el registro del consolidado del depósito al contenedor, el traslado de contenedores, desistimiento de carga parcial de contenedores y de carga suelta en el depósito fiscal, la ubicación de la mercadería y mucho más.
Y esto no finaliza aquí, sino que comprende también la participación de los operarios de la terminal portuaria e inclusive los conductores de los camiones que se ocupan del traslado.
El intercambio de información entre los diferentes actores de la operación es constante. Y no da lo mismo por ejemplo si el apuntador, que recibe el contenedor, toma fotografías a la mercadería con una cámara de mano mientras registra en papel el estado de su contenido, a diferencia de un seguimiento y lectura inteligente e integrado de datos.
Es este el marco, donde la tecnología nos permite incorporar nuevas herramientas para facilitar dicho intercambio y lograr una mejora sustancial en la operación y el servicio. El colaborador pasó a tener en sus manos un dispositivo móvil (Hand Held o Smartphone) con una App instalada. La misma le permite acceder a la orden de trabajo asignada con un detalle de la rutina que tiene que cumplir (con un determinado orden y secuencia), y la información que se le exige completar asociada al contenedor sobre el cual esta operando.
¿Por qué se incorpora tecnología?
Las principales dificultades que presenta el sector se relacionan a:
- Reclamos del cliente por falta de documentación
- Calculo manual de la facturación
- Incumplimiento de los estándares de auditoria de las compañías
- Falta de control de los puntos de la cadena de suministro
- Demoras en la ejecución de la operación y ausencia de respuestas rápidas al cliente
La incorporación de tecnología en este tipo de operaciones puede generar cierta resistencia en los usuarios. Pero con el tiempo, el personal se termina adaptando al uso de las herramientas. Sobre todo cuando se perciben las ventajas de haber tecnificado y eliminado el uso de papeles y planillas.
¿Qué tecnologías?
Las tecnologías que se pueden implementar a lo largo de toda la cadena de suministro son diversas.
Una de ellas esta focalizada en el monitoreo y seguridad de la carga: el precinto satelital.
El precinto electrónico o precinto GPS es un dispositivo inviolable que protege la carga con una traba blindada que sólo puede ser abierta de modo remoto. Permite el monitoreo punto a punto de la carga desde el comienzo hasta el fin del viaje y facilita el seguimiento y la trazabilidad por parte del cliente. Es inviolable ya que su apertura es posible sólo en forma remota vía Internet. Y es anti vandálico porque emite una alarma en caso de bloqueo de la señal GPS o forcejeos.
Otra que ya lleva su tiempo corriendo en las organizaciones es la tecnología de gestión documental. La misma permite almacenar en formato digital todos los documentos de una empresa en un espacio centralizado. Se suele utilizar para agilizar procesos de nóminas, de pagos de impuestos, contratos, entre otros. Y se complementa con tecnología OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) para convertir diferentes tipos de documentos, tales como documentos en papel escaneados, archivos PDF o imágenes captadas con una cámara, en datos editables y con opción de búsqueda.
El pesaje de la carga es una actividad que se realiza regularmente en las operaciones, para lo cual se utilizan balanzas industriales. El avance tecnológico en este caso consiste en la capacidad de dichas balanzas de comunicarse con el exterior, en forma digital y amigable.
Las aplicaciones móviles han sido protagonistas en el sector logístico a lo largo de los últimos 2 años. Se ha reemplazado el papel por un dispositivo móvil con una App instalada. Funciona online y tiene incorporadas herramientas de captura de imágenes, escaneo de código de barras, lectura de RFID, geolocalización, firma digital, automatización de flujos de trabajo, formularios digitales y mucho más. Se utiliza para que los diversos colaboradores de la cadena (conductores de camiones y de containeras, apuntadores, supervisores, auditores, operarios del deposito) vayan registrando información de cada etapa del proceso (recepción y traslado de contenedores, ingreso/egreso al deposito, pesaje, bajada a piso, desconsolidado/consolidado, desglose, clasificación, gestión de auditorias, inspecciones, y mucha más) y lograr automatizar y digitalizar el intercambio de información.
Y voy a hacer referencia a una última que es la que logra que todas las tecnologías mencionadas anteriormente puedan funcionar en conjunto y aprovechar al máximo su potencial: la tecnología que se conoce como “Web Services” o servicio web. Para no usar un lenguaje muy técnico, la misma consigue que dos sistemas/aplicaciones/soluciones que “hablan” en “idiomas” diferentes, se puedan comunicar entre sí. Los sistemas se han podido comunicar históricamente entre si, no es una novedad. Se ha logrado evolucionar. La comunicación entre los sistemas ha dejado de ser un “dolor de cabeza” para las organizaciones. Y es más. Hoy resulta fundamental que los sistemas ya estén preparados para poder comunicarse con otros, porque sino terminan siendo obsoletos.
El impacto de estas tecnologías en el negocio logístico ha sido más que interesante. Resulta fundamental vincularlas con el resto del ecosistema pre existente en las organizaciones, como el sistema de gestión y planificación (ERP), el de gestión del deposito (WMS) y los sistemas de AFIP (Por ejemplo el Sistema informático Malvina) para lograr la agilidad y confiabilidad de los procesos y la información.
Resultados
Teniendo en cuenta que son múltiples las soluciones que se pueden incorporar a cada organización, puedo concluir que los resultados que se obtienen habitualmente son:
- Un aumento de la productividad general en un 50 por ciento. El procesamiento de datos para evaluar operaciones y comunicar a la administración se reduce considerablemente.
- La evaluación de los procesos resulta más eficiente permitiendo mantener al área administrativa mejor informada.
- Posibilidad de recopilar y documentar de manera consistente datos precisos para que el margen de error o confusión sea considerablemente reducido.
- Reducción de procesos manuales y el uso de papel.
- Controles de flujo de trabajo y de facturación que habitualmente se omiten.
- Trazabilidad y registro en tiempo real del ciclo completo de las operaciones. Acceso instantáneo a la información, al mismo tiempo que los eventos están ocurriendo.
- Incorporación de tableros de control y mejoras en la toma de decisiones.
Resulta fundamental, previo a seleccionar la o las soluciones, hacer un relevamiento y diagnostico de la situación digital de la operación para garantizar que la incorporación de tecnología sea en forma integral, siguiendo un lineamiento organizacional y estratégico del negocio.
(*) Director de Rendel it.
Nota publicada en RevistA Énfasis , edición noviembre 2021. Ingresá aqui.
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