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¿Gestionamos correctamente nuestros inventarios?

Son muchas las empresas que gestionan sus stocks en forma aproximada, por la “experiencia” o como prueba y error y eso les trae acarreado muchas ineficiencias en el “negocio” que no detectan ya que muchas veces inciden indirectamente en la performance de la empresa.

 |   3 de noviembre del 2021
¿Gestionamos correctamente nuestros inventarios?

Por: Carlos Raúl Arredondo (*) 

Cuantas veces definimos un determinado nivel de inventario para que el negocio funcione. Decimos que con 20 días de inventario “estamos bien”; esa forma de definir inventarios, a la que yo llamo FFO por las siglas “Five Finger Oscilator” o en español “Más o Menos”, esconde ineficiencias que afectan al resultado más allá de los posibles quiebres y fallas en el servicio que podamos sufrir.

Las empresas quiebran por temas financieros, no pueden responder a sus deudas; ¿y qué tiene que ver esto con los inventarios? Es muy simple, si analizamos el Flujo de fondos de una empresa podemos encontrar la razón de esa relación. Cada peso que “Inmovilizamos” en inventario es 1 peso menos para contribuir al flujo de caja; esto no se ve en el balance ni en el cuadro de resultados, es como la hipertensión que te va matando en forma silenciosa sin que uno se dé cuenta.

Entonces nos encontramos con que necesitamos tener suficiente inventario para atender la demanda, obvio, pero el mínimo para no comprometer la performance financiera de la empresa (además de muchas otras causas como roturas, seguros, robos, recuentos, espacio, etc. etc.) y esto nos lleva a que debe haber una cantidad óptima; y si, la hay o por lo menos hay muchas herramientas que nos permiten aproximarnos a ella, eso, ya todo un logro.

La Filosofía JIT y el cero inventario debe ser tomada como tal, el inventario no es ni puede ser cero, lo que esta filosofía de trabajo nos dice es que debemos tratar de reducir los inventarios al mínimo (compatible con nuestra realidad), paso a explicarles escuetamente.

Es fundamental que al analizar los inventarios obligatoriamente debemos dividir la problemática de su gestión en 2 partes: el inventario de ciclo y el stock de seguridad. Cada uno responde a diferentes variables y por ello la única forma de calcularlo es por separado y luego sumarlo”.

Si la demanda fuera constante o por lo menos conocida no tendríamos ese problema ya que no necesitaríamos Stock de seguridad, pero la realidad no es así, por lo tanto, lo primero que debemos hacer es una abstracción y calcular en base a nuestra demanda promedio sin considerar la variabilidad y ahí veremos que el nivel de inventario depende casi exclusivamente del lote de compra o fabricación, o lo que es lo mismo, cada cuanto compramos o fabricamos. Nuestro inventario se calcula simplemente como lote/2. Entonces la pregunta a responder es ¿qué tamaño de lote es el óptimo?

Muchos conocen el lote económico, sin embargo, pocas empresas lo usan. Lo que debemos buscar es una optimización entre costos fijos y costos variables y determinar cuál es el mejor nivel de inventario para afrontar la demanda. Si revisan, podrán ver que se puede considerar en esa ecuación (que en principio solo considera 2 costos, el financiero de mantener inventario y el fijo de ordenar) cualquier costo de inventario que puedan medir de manera de incluirlo como costo fijo, como costo variable o en el costo del producto.

Y dicho esto les presento una de las cosas más importantes a considerar y que en muchísimos casos se ha prestado a confusión al definir niveles de inventario. Como ya comenté el stock de ciclo se calcula como tamaño del lote / 2 por lo tanto no depende del lead time.  Uno de los errores más comunes es confundir cada cuanto pedir con lead time.  No existe relación entre el tiempo que tarda el proveedor o la fábrica en entregar y el tamaño del lote. Para dar un ejemplo muy sencillo, si el proveedor tarda 45 días en entregar el producto eso no quiere decir que necesite tener stock para 45 días, podría recibir el stock equivalente a la demanda semanal 1 vez por semana (claro, tendré stock en tránsito), pero mi stock será el equivalente a 3 días de stock lote semanal/2.

Por supuesto que esto es sólo la parte de stock de ciclo; el lead time influye en la otra parte del inventario, ese que tenemos que tener porque nuestra demanda es incierta, el stock de seguridad. Este tampoco se calcula con el ya mencionado método “ffo”.

El stock de seguridad se calcula como “el desvío estándar de la demanda durante el período de incertidumbre”, ¿y eso qué es? Muy simple, hay un período de tiempo donde las decisiones de reposición de inventario requieren un tiempo de entrega menor al que la fábrica o el proveedor pueden proporcionar; a eso llamamos periodo de incertidumbre. Si la condición con el proveedor es instantánea, o sea que el proveedor entrega lead time después que se pide, entonces este tiempo será lead time; sin embargo, si no puedo pedir cuando quiera, el periodo de incertidumbre será el período de tiempo que pase hasta que pueda pedir más lead time. Es en ese período en el que debo cubrir variaciones con el stock de seguridad. En definitiva, para calcular el stock de ciclo es fundamental definir el lote optimo (que es equivalente a definir cada cuanto pido), para calcular el stock de seguridad es fundamental definir la variabilidad durante el periodo de incertidumbre.

Ambos, stock de ciclo y stock de seguridad forman el nivel de inventario. Claramente cada cuanto pido y lead time son fundamentales para calcular niveles de inventario, pero como pueden ver, son totalmente independientes entre sí. Debido a que estas partes del inventario se analizan diferentes variables es que si o si deben calcularse por separado y luego ser sumadas.

Claro que no necesariamente todas las demandas se comportan de la misma manera, hay muchos casos en que deberemos aplicar otros métodos como por ejemplo en el caso de repuestos o productos de venta esporádica.

Como conclusión es importantísimo entender cómo se comporta la demanda, su variabilidad sin dejar de lado la estacionalidad; de hecho, no es posible una gestión eficiente de inventario sin contar previamente con una gestión eficiente de demanda. Pero, ¿podemos disminuir nuestro nivel de inventario?  Claro que sí; actuemos sobre las variables más importantes que podemos llegar a controlar (lamentablemente en general la demanda es externa a nuestro control); pero si trabajamos a conciencia en bajar los costos fijos (automáticamente reduce el lote mínimo) y negociamos incansablemente con los proveedores para disminuir los lead times tendremos como consecuencia directa una disminución de nuestros inventarios. Nunca olviden que si el lote óptimo es alto es la consecuencia de un problema en la gestión, el lote óptimo es un termómetro de eficiencia operativa

El secreto para reducir nuestros inventarios sin sacrificar servicio al cliente es lograr flexibilidad operativa.

(*) Ing EMBA. PhD. 

Nota publicada en RevistA Énfasis  edición noviembre 2021. Ingresá aqui.

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Marizú Olivera Orquera

Lic en Comunicación Social, redactora y periodista. Encargada editorial en Énfasis Logística 2021.

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