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Rediseño del proceso de abastecimiento de stocks de materiales para la venta

 |   12 de abril del 2021


Por: Mauro Sperperato (*)

En esta oportunidad quiero contarles mi experiencia en un trabajo de logística aplicada, es el caso de una empresa que comercializa y distribuye materiales para la construcción en la Patagonia argentina.

Desarrollamos un modelo de manejo de stocks basado en conceptos de Supply chain para un negocio muy tradicional en su formato de gestión, si bien es un modelo muy probado en otros negocios para este resulto innovador, se veía con cierto escepticismo en su inicio y fue ganando confianza y apoyo a través del tiempo, con la comprobación de resultados muy positivos.

En la comercialización de materiales de construcción el stock es bien visto, suele ser la mejor “inversión”, máxime que en Argentina con tanta volatilidad casi siempre tiene retorno.

Lo interesante de analizar es como se construye ese stock, lo habitual en este mercado es un modelo reactivo a las promociones o acciones de pushing de los proveedores, el objetivo es comprar el mejor precio, para ello es deseable tomar la mayor cantidad de ofertas posibles. Hay un concepto de “compra oportunista” que no siempre redunda en una compra “eficiente”. La resultante de este comportamiento se observa cuando se recorren los almacenes, donde vemos los sobre stocks y obsoletos producto de esta manera de adquirir productos.

Esto no es casual, responde a que la definición del volumen de compra estaba bajo la responsabilidad de compras, y como todos ponemos foco en lo que nos miden, en la mayoría de los casos prevalecía el ahorro por encima de otros parámetros como la rotación, margen, costo de almacenamiento, tamaño del stock, etc.

El cambio de paradigma plantea elaborar un presupuesto de compras y una administración del stock en base a días de venta que modifica sustancialmente el modelo anterior.

El trabajo plantea un ordenamiento del stock a través de una compra planificada y un aprovechamiento de las oportunidades comerciales con prioridad en las de mayor impacto, ya no reactivas al mercado sino direccionadas desde una estrategia propia.

Para concretar esto se modifica el organigrama, incorporando la figura de Analista de stock, quien ahora determina las necesidades de volumen a reponer en base la definición de una política de stock para cada familia de productos.

Simultáneamente se desarrolla un trabajo en equipo entre compras, abastecimiento y comercial, que en conjunto establecen criterios y definen prioridades para poder administrar el presupuesto de la mejor manera.

El objetivo primordial es contar con stock suficiente para la venta, como siempre para controlar algo hay que medirlo, y en este caso utilizamos “numero de quiebres de stock” como indicador de eficiencia de abastecimiento.

Es claro que cuanto mayor stock tenemos es menor la probabilidad de quiebres de stock, pero la pregunta es ¿Es necesario tanto? ¿Con cuánto menos puedo obtener el mismo resultado? Y sobre todo si segmento por familia, producto, etc, seguramente me daré cuenta que no necesito lo mismo en cada caso.

Entonces hay una primera aproximación para equilibrar los stocks, evitando generar sobre stocks y reduciendo quiebres. Al manejar un presupuesto este me obliga a administrar mejor mis compras, porque seguramente no alcanzara para reaccionar ante los impulsos del mercado, por ejemplo si 2 proveedores hacen una oferta agresiva x volumen el mismo mes, ya me veré obligado a administrar que comprar, tendré que definir si puedo aprovechar las 2 ofertas o bien posdatar alguna.

Lo ideal es gestionar las compras planificando un saldo de presupuesto para aplicar en compras de oportunidad, que en general son vitales para el negocio.

Importancia del stock

Muchas veces escuchamos que el stock es mala palabra, y creo que este concepto es erróneo, el stock salva la diferencia entre la necesidad y la capacidad de producción  y en muchos casos de logística también.

Cada día mas, nosotros como consumidores exigimos una provisión “instantánea”, no queremos esperar, solo si la entrega es hoy estaremos felices. Esto requiere que haya stock disponible en algún eslabón de la cadena, cuanto más cerca del consumo mejor.

 El inventario o stock cumple las siguientes funciones:

  • Permite la economía de escala: esto significa que posibilita las operaciones con mayores volúmenes, por ejemplo aprovechando descuentos en las compras. En la logística, con un mayor aprovechamiento del transporte, adquiriendo por camión completo. Y sobre la inversión, al anticiparse al comprar contra alza de precios.
  • Asegura la entrega diaria a clientes, protege de las variaciones en la demanda, de demoras en las entregas de los proveedores: permite hacer frente a picos de ventas inesperados, escasez de oferta en el mercado, demoras en el lead time de la cadena, etc.
  • Básicamente es un “colchón” entre los diferentes nodos que se presentan a lo largo de la cadena de abastecimiento: esto sirve a modo de protección en cada etapa del abastecimiento (producción del proveedor, logística del proveedor, centro de distribución, logística del transportista, recepción propia y almacenamiento, etc). Mientras más puntos de intercambio de mercadería o nodos haya “aguas arriba” mayor deberá ser el stock para soportar las operaciones.

 

 Política de Inventarios

La gran cantidad de artículos que suelen conformar el mix comercial de una empresa hace que sea necesario planificar y programar su adquisición a fin de evitar incurrir en mayores costos de los mencionados más arriba. Más aun teniendo en cuenta todas las variables que pueden afectar directa e indirectamente el abastecimiento de los mismos: el tiempo de reposición (Lead Time), las fluctuaciones de la demanda, la temporalidad de la misma, las estrategias comerciales elegidas por la empresa, etc. Todo lo anterior impactará en decisiones de abastecimiento que debemos tomar. Las tres preguntas principales que debemos realizarnos para poder determinar las políticas de stock (también conocida como política de inventario) de cada ítem, son:

  • FRECUENCIA de revisión del stock y determinación de reposición o sea cada cuanto revisamos
  • CUÁNDO emitir una Orden de Compra
  • CUÁNTO pedir en cada Orden de Compra

Es importante estandarizar procesos en forma dinámica, los modelos de inventario tienen un basamento teórico y también recurre a reglas empíricas cuyo comportamiento debe ser probado a lo largo del tiempo  a fin de poder realizar las correcciones de manera conveniente.

Se  identifican los siguientes síntomas de una deficiente gestión de inventarios:

  1. Creciente cantidad de quiebres de stock
  2. Creciente cantidad de dinero invertido en stock, sin que pueda reducirse la cantidad de quiebres de stock
  3. Pérdida de confiabilidad por parte de los clientes
  4. Creciente número ventas canceladas por los clientes por falta de entrega del producto
  5. Periódicas faltas de espacio en almacenes
  6. Gran cantidad de inventarios obsoletos

Estas son situaciones que alertan en la necesidad de trabajar en estos procesos de manera integral, el stock es resultado de muchas pequeñas acciones y decisiones que si no están bien coordinadas nos llevan a situaciones no deseadas.

La aplicación de conceptos de Supply chain en Pymes también dan un excelente resultado, la gestión profesional del stock es vital para la sustentabilidad de las empresas. Lo intuitivo tiene mucho valor, pero si le sumamos análisis profesional lo podemos potenciar de manera que al tiempo cuesta entender como manejábamos la empresa antes.

(*) Director de SINAPSYS – Consultora de Ingenieria Logistica 

Nota publicada en RevistA Énfasis Sudamenricana, edición Marzo 2021. Ingresá aqui.

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