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Logística y PyMEs. Viejos mitos. Nuevos paradigmas

 |   7 de junio del 2021


Por: Marcelo Renzulli (*) 

El comienzo de la tercera década del siglo XXI y una situación sanitaria mundial inesperada han entronizado la logística como nunca antes había sucedido. Las buenas prácticas, antes recomendables, pasaron a necesarias, y hoy son imprescindibles. Llegar al lugar correcto, a tiempo y de manera económicamente conveniente, ya no es alternativa para el éxito del negocio. En el éxito del negocio.

Pero además, en los últimos años, tímidamente al principio, y hoy en el escenario principal, aparecieron términos que profundizan el avance de la logística en los negocios modernos: “omnicanalidad”, “última milla”, “mapas de calor”, entre otras, que junto a herramientas emergentes como “blockchains” y todo el combo de las “4.0” han potenciado esta disciplina que, hasta fines de los años 80 del siglo XX no tenía en las organizaciones civiles un lugar explícito en el organigrama, ni un tratamiento sistemático en los procesos de las empresas.

Claramente, las grandes compañías han adoptado no sin resistencias los cambios culturales, de gestión y de infraestructura que este nuevo desafío les planteó: satisfacer al cliente sin olvidar los costos de abastecerse, almacenar, y distribuir mercadería, desde el más pequeño bien de cambio hasta grandes volúmenes de productos, con el servicio que esto conlleva.

Por otra parte, la “comoditización” de la economía ha hecho cada vez más evidente que la diferenciación competitiva no está en la mercancía en sí ni en su precio, sino en el servicio que se le presta a un mercado cada vez más ávido de tener ya (y si es posible no pagando la entrega) el bien deseado. El “no sé lo que quiero, pero lo quiero ya” de Sumo hoy se visualiza en cada transacción, aunque tal vez dándole a la frase un sentido positivo.

Ahora bien, ¿cómo impacta todo este escenario emergente, vertiginoso y turbulento en una pequeña / mediana empresa de un país en vías de desarrollo, como cualquiera de nuestra región?

Sino nos podemos preguntar, ¿de qué manera estas organizaciones reaccionan a estos nuevos paradigmas comerciales? O mejor aún, ¿cuán preparadas se encuentran las PyMEs para ser exitosas, o al menos, sobrevivir en estos nuevos modelos de gestión de los negocios? La respuesta pasa por analizar el contexto y la cultura de una PyME, y cuan preparada está para estos desafíos.

Caractericemos una PyME típica, sabiendo que este arquetipo no se da en todos los casos, pero puede ser una buena muestra representativa. Empresas familiares, de no menos de 30 años de vida, segunda y hasta tercera generación al mando, con cicatrices de cíclicas crisis económicas, exagerada presión impositiva, pero con una pasión transmitida generacionalmente. Y con métodos de gestión también heredados.

Y tal vez aquí hay un atisbo del escollo a superar. La inercia de entender que “pese a todo tan mal no nos ha ido” los hace aferrarse a buenas prácticas que ya no lo son tanto.  Sobre todo por la convivencia en la empresa con “mitos” que fueron parte de los viejos paradigmas que hicieron crecer la empresa.

Y ¿cuáles son esos mitos que aún abundan, como fantasmas, en los pasillos de una pequeña distribuidora de artículos de consumo masivo, de un corralón de materiales de construcción, o de una metalúrgica, o incluso de una empresa de servicios?

Los mitos a los que nos referimos no se arraigan desde hechos fantásticos o cuentos de hadas, sino que están asociados a esquemas mentales que durante muchos años fueron reales o se lo consideraron así, porque el entorno del negocio lo permitía o el mercado no exigía métodos o comportamientos diferentes.

Entonces, desde una óptica pasada, estas prácticas pueden haber sido reales y aplicables. Pero a partir de los cambios definidos más arriba, su mantenimiento en la cultura empresarial puede generar riesgos imprevisibles desde la óptica del servicio o los costos que la logística genera.

Describamos solo algunos para contextualizarlos y tal vez, para que algún lector se vea representado, no para la autoflagelación, sino para la toma de conciencia.

Los stocks no dan, nunca hay coincidencia con el sistema. Es imposible que den”

Es normal que los almacenes estén desordenados y sucios. Es consecuencia de la operación”

Nuestros clientes nos complican las entregas, nos cambian el pedido, el lugar y la fecha de entrega. Pero no se puede hacer nada para solucionarlo”.

Logística implica sentido común, esfuerzo e improvisación. Es inútil planificar, y menos en este país”.

“Somos sistémicos mientras no nos desborde el trabajo. Cuando hay mucho que hacer no podemos serlo y dejamos los procesos definidos, de lado”.

En muchas empresas, pequeñas y no tanto, aún se comulga la idea de que la persona que “no funciona” va a parar al almacén, ese lugar oscuro y desordenado donde se guarda la mercadería. ¿Por qué? Porque allí no se hacen tareas relevantes, no se enfrenta al cliente, y donde “no hace falta pensar para cargar un bulto”.

Podríamos seguir (en mi libro hay alrededor 20 “mitos”) pero creo que estas frases, textualmente escuchadas en PyMEs con las que interactuamos, son una muestra representativa.

Entonces, ¿qué decir o hacer con estos esforzados empresarios, exitosos ayer e incluso hoy, que se enfrentan a los nuevos paradigmas de los negocios “modelo 2021” con una mentalidad “modelo 1999”?

Sería fácil solo comentarles que “no hay nada más peligroso que el éxito de ayer”, pero eso no basta. Claramente y con nichos de mercado más precisos, a la pequeña empresa le ha costado saltar la barrera de la informalidad en el abastecimiento, el almacenamiento y la distribución de sus productos; o siquiera la organización de las tareas.

Por ello es que existe una fuerte brecha entre las necesidades planteadas a partir del aumento de la globalización y la competitividad, aún en empresas pequeñas, y una cultura organizacional que no incluye, al menos formalmente, al “pensamiento logístico”.

¿Y esto qué es?

Podemos definir al “pensamiento logístico” como la inserción formal de la logística en la cultura de la organización. ¿Y a qué nos referimos con esto?:

  • A estandarizar la gestión logística y sus actividades.
  • A introducir la logística en la organización, no como un área impostada, sino tomando actividades y procesos que otros departamentos delegan en ella.
  • A formar al personal para ser aptos en la actividad logística, y brindarle los recursos necesarios para una gestión eficaz y eficiente.
  • A darle a la logística participación y decisión en la mirada estratégica, pero también táctica y operativa de la empresa.
  • Y finalmente, desde la dirección de la organización, a aceptar, convencerse y convencer al equipo del valor agregado que la logística da mejorando el servicio al cliente y, sobre todo, conteniendo costos muchas veces ocultos o no discriminados de la contabilidad formal.

Las actividades logísticas de la PyME no deben ni pueden ser aisladas, deben ser parte sensible del proceso “core” de la organización. Por lo tanto, se debe cambiar el enfoque de la logística hacia su función transversal intra (dentro de la) empresa y entre empresas que conforman su sector económico. Dentro de su cadena.

Algunas de las actividades logísticas que aún en una PyME de pocos empleados se deben contemplar:

Desde el abastecimiento:

  • Planificación de suministros.
  • Activación de entregas.
  • Coordinación de arribos.
  • Priorización de turnos de descarga.
  • Asignación de recursos para la recepción.
  • Identificación y posicionamiento.
  • Generación de métricas del desempeño del proceso.

Desde el almacenamiento y/o el preparado de pedidos

  • Coordinación de la mercadería recibida y controlada.
  • Guardado y conservación de mercadería.
  • Identificación y rotación de insumos y/o semielaborados.
  • Manipuleo interno de mercadería.
  • Gestión del stock e inventarios parciales permanentes.
  • Planificación de la producción o del preparado de pedidos.
  • Preparación de pedidos
  • Control de la producción o de los pedidos realizados.
  • Activación de atrasos y priorización de actividades.
  • Coordinación de la mercadería producida o preparada.
  • Generación de métricas del desempeño del proceso.

Desde la distribución:

  • Planificación de las entregas de pedidos.
  • Activación de entregas de productos terminados para su despacho.
  • Coordinación de rutas.
  • Priorización de turnos de carga.
  • Asignación de recursos para la expedición.
  • Control de mercadería a cargar.
  • Identificación y posicionamiento.
  • Gestión de primera y última milla.
  • Generación de métricas del desempeño del proceso.

Aclaración necesaria: Esta es una brevísima reseña de actividades logísticas básicas de una PyME de producción y/o comercialización. Este listado deberá “customizarse” a cada empresa según su actividad y su mercado.

Hoy podemos decir que el enfoque logístico integrado hacia una gestión de la cadena de suministros ya es parte del pensamiento estratégico de muchas empresas de producción, servicios y sobre todo protagonistas del consumo masivo.  Sin prisa, pero sin pausa, las PyMEs deben migrar a ese cambio de paradigma que los mantendrá en el mercado para los próximos años. Hasta el próximo cambio de paradigma.

(*) Ingeniero (UNC) y auditor para la certificación de Sistemas de Gestión de la Calidad bajo las normas ISO 9001, ISO 27001 e ISO 17100. Docente en Logística, Calidad y Gestión Organizacional. Socio director en áreas de logística y management de Servicios Institucionales. Autor del libro “Logística empresarial, mitos y verdades” – Editorial Tinta Libre, 2020.

Nota publicada en RevistA Énfasis Sudamenricana, edición junio 2021. Ingresá aqui.

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