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Más valor, menos costos fijos

 |   25 de junio del 2018

El outsourcing del espacio para guardar productos se posiciona como una herramienta ideal para ganar eficiencias y escalabilidad en la operación. Cómo elegir el proveedor adecuado.

El manejo y la gestión de almacenes e inventario no es un tema menor: son parte de la columna vertebral que hace a la eficiencia empresaria y, bien trabajado el tema, puede convertirse en una herramienta clave para incrementar la competitividad de la organización y aumentar los márgenes de ganancia. Dicho al revés: una administración ineficiente de puede atentar con la calidad del servicio (si los productos que hacen falta no están disponibles) o contra la rentabilidad (si los productos que no hacen falta están conservados en gran cantidad, ocupando un espacio innecesario).

El desafío se complementa con una variable adicional: los costos fijos, que representan un verdadero “cuco” para las empresas, en especial en contextos de alta incertidumbre, volatilidad de mercado e inflación instalada, como ocurre en la Argentina en estos momentos. Por eso, muchas veces la tercerización de determinados servicios aparece como la opción idónea para escapar a esos costos fijos, concentrar la energía y el foco en el core del negocio (ya lo dice la sabiduría popular: “zapatero, a tus zapatos”) y evitar, en simultáneo, otro gran enemigo de los presupuestos corporativos: los costos ocultos.

En esta línea se encuentran las alternativas de outsourcing de espacio de almacenaje: una solución flexible (se contrata más o menos espacio a medida que el negocio lo exige), escalable (no hay límites de crecimiento y un incremento en el volumen de negocios no se convierte en una presión para adquirir nuevas instalaciones que deban destinarse a tal fin), eficiente (se paga exactamente por lo que se usa, a valores controlados) y segura (en líneas generales, los proveedores que brindan este tipo de prestaciones están especializados en el tema).

Una definición formal nos indica que el outsourcing de espacio de almacenaje implica la subcontratación de esta función específica por parte de un proveedor externo. Así, la empresa que contrata transfiere parte o todo el control administrativo y operacional de sus almacenes al proveedor.

Un mercado en crecimiento

La oferta está en franca expansión: cada vez son más los operadores logísticos que, más allá de su tamaño, brindan algún modelo de tercerización de espacio para el almacenaje de productos, que puede ser con o sin servicios asociados. Por ejemplo, una prestación adicional podría ser garantizar la optimización del tiempo transcurrido entre el ingreso de la orden de pedido y la recepción de los materiales por parte del cliente final. Otra, la identificación y el seguimiento de cada producto de manera individual.

Un punto a destacar es que no existe un servicio estándar que sirva a todas las empresas por igual: diferentes industrias plantean distintas necesidades en cuanto a requerimientos, habilitaciones o procedimientos específicos. Por ejemplo, algunas organizaciones (en particular las de rubros como el alimentario o el farmacéutico) necesitan implementar un esquema FIFO para el movimiento, debido a que sus productos son perecederos y deben cumplir su ciclo de vida en el mercado antes de la fecha de vencimiento o porque manejan su negocio por lotes de producción. En otros casos podría solicitarse la opción recall, en particular cuando es necesario tener una trazabilidad perfecta de cada pieza de mercadería o en situaciones en las que por algún desperfecto potencial sea imprescindible retirar del mercado productos dañados o peligrosos.

Además de los ya mencionados, los beneficios se multiplican: elegir una opción de estas características, por ejemplo, permite acceder a una estructura y a una operatoria exclusivas de esta función específica y, al mismo tiempo, permite a la compañía disponer de sus antiguas instalaciones dedicadas al almacenaje para alguna otra actividad más estratégica. Además, este tipo de contrato debería redundar en mayor agilidad, menores tiempos de procesamiento y disminución de los costos laborales asociados.

La mejor opción

A la hora de elegir un proveedor, la empresa que necesita tercerizar el almacenaje de sus productos debe tener en cuenta una serie de puntos clave. El primero, como ocurre con cualquier operación de outsourcing, es la confianza: qué “espalda” tiene el oferente en el mercado, cuántos años llevo, quiénes más lo contratan. El otro punto diferencial es la tecnología de la que el prestador dispone para aportar servicios de valor agregado y acortar la distancia (o, al menos, la sensación de distancia) entre el dueño de la mercadería y los productos propiamente dichos. Hoy existen herramientas como internet de las cosas que permiten colocar un sensor en cada pieza de producto y hacer un seguimiento único, personalizado e informado, de forma tal que el propietario tenga en su dispositivo móvil, en tiempo real, la disponibilidad de cada artículo, el estado del proceso en que se encuentra (pedido, en viaje, entregado) y hasta la ubicación específica en el espacio tercerizado de almacenaje. Que el tercerizador cuente con una buena base tecnológica debería ser un factor clave a la hora de tomar la decisión.

Otro punto clave es qué tan cuidadoso es el proveedor con el tratamiento físico y administrativo, de movimientos y con el seguimiento de los productos. En todos los casos debe ser limpio, transparente y ordenado. Internamente, en Area 54 nos movemos en este sentido bajo el criterio de “hotelería para pallets”.

Una vez contratado el servicio, la principal recomendación para el cliente es que sepa apoyarse en su proveedor logístico: que investigue a fondo sobre el potencial del servicio que está contratando, ya que así conocerá en todo momento qué pedir y hasta dónde es razonable ejercer presión durante la etapa de negociaciones. Es muy importante llevar adelante un doble control del movimiento (también denominado “control de respaldo” o “control de backup”). Además, por sobre todas las cosas, es esencial que quien subcontrate este tipo de prestaciones aprenda a utilizarla y a aprovechar sus beneficios, ya que en definitiva agrega valor, reduce costos y termina garantizando un alto grado de eficiencia y de escalabilidad a la operación.
* El autor es presidente de Area 54


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