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Rentabilizando los costos de almacenamiento

 |   5 de febrero del 2015

Estos tiempos de crisis, donde el costo del capital adquiere cada día mayor importancia, es cuando un estricto control de los niveles y la medición de la rotación de los stocks protagonizan la gestión del abastecimiento estratégico. Las empresas que no consideren estas variables podrían tener una experiencia poco agradable.

Uno de los principales ejes en el desarrollado de la gestión de stocks es sin dudas el sector retail de nuestra región, motivado por el éxito en el diseño de herramientas  y estrategias implementadas en empresas con operaciones en otros continentes para rentabilizar el abastecimiento. Ya en la última década ante un crecimiento económico más sostenible y estable, este sector contribuyó en dinamizar la gestión logística de los sectores económicos de nuestros países, sirviendo de plataforma para el crecimiento conjunto de las medianas y pequeñas empresas proveedoras de bienes y servicios de estos canales de venta. En este sector, el control de stock se enfoca en maximizar la disponibilidad del producto en góndolas para así satisfacer la necesidad del cliente, pero no sólo en el retail se atienden necesidades directas; cada rubro tiene que atender el requerimiento de clientes internos o externos, cuyo nivel de satisfacción adquiere un impacto distinto en la continuidad de las operaciones, cada gestión de stocks dependerá del tipo de material, rotación, criticidad, tiempo de abastecimiento, ciclo de producción y de vida del producto en el mercado. La gestión de stocks busca mantener niveles oportunos de inventario, reduciendo los costos de almacenamiento e incrementando los niveles de servicio; tomando en cuenta estas premisas algunas empresas del sector minero y de construcción han decidido enfocarse en el control de stock de los ítems que consideran estratégicos, cediendo la administración de aquellos ítems secundarios pero no menos importantes para la operación a los proveedores, quienes dependiendo de los volúmenes de consumo  pueden establecer almacenes en la operación del cliente. Esta metodología conocida como vendor managed inventory – VMI requiere de cadenas de suministros sólidas y confiables que permitan garantizar la disponibilidad de materiales igualando o mejorando los niveles de servicio esperados por la empresa. Para disminuir el almacenamiento de productos terminados en los sectores industriales podríamos optar por el trabajo conjunto con el proveedor, almacenando materiales en procesos y cuando la demanda se conozca con certeza coordinar el abastecimiento progresivo a nuestros almacenes.

 

LAS VARIABLES CORRECTAS

 

Los modelos de reposición basados en métodos de control de stock se conforman a partir de estrategias genéricas para disponer de los materiales en el tiempo y cantidad necesaria, debiéndose considerar para esto el rubro de la empresa, la capacidad de almacenamiento, disponibilidad del mercado ofertante y comportamiento del mercado demandante; pero nuestros dos principales clientes internos (producción y comercial), condicionarán la gestión de los stocks apelando a la mayor disponibilidad de materiales para incrementar el nivel de servicio sin evaluar el impacto logístico (costo de almacenamiento) y financiero (capital inmovilizado). Rentabilizar la administración de stocks requiere establecer como punto de partida la proyección del costo de almacenamiento para determinar así el beneficio en el tiempo sobre el volumen de compra y las condiciones de descuentos por conceptos como: exhibición, rotación, volúmenes de compra, entre otros; evitando que estos se conviertan en un instrumento financiero para las empresas.


¿Qué variables consideraría para determinar la rentabilidad de la compra de un reloj de pulsera de alto valor y una mesa de grandes dimensiones con bajo costo?, para construir una herramienta que nos permita responder a este interrogante deberemos identificar las variables que influyen sobre la rentabilidad del abastecimiento, al servirnos de información de las diversas plataformas físicas y virtuales de libros podríamos obtener resultados que nos lleven a la reflexión del vacío de investigación sobre un tema relevante en la administración de costos en la gestión de stocks, en las principales fórmulas se consideran variables tales como: stock promedio, seguros, impuestos, salario del personal, tasa de costo por almacenamiento y pérdidas, variables subjetivas que podrían someterse a la opinión de los usuarios cuestionándose el beneficio de su aplicación. Para determinar el costo de almacenamiento es importante considerar variables que afectan y se correlacionan en forma directa en esta métrica de evaluación, por ello el espacio utilizado, tiempo de permanencia y el costo unitario del material; se relacionan obteniendo una medida particularmente significativa mediante la siguiente fórmula: Ca= [TUA *(Tp/Pev)*Cu], dónde:

 

• Ca= Costo de almacenamiento.
• TUA= Tipo de unidad de almacenamiento, espacio utilizado.
• Tp= Tiempo de permanencia del stock.
• Pev= Período de evaluación.
• Cu= Costo unitario del ítem.


La rentabilidad de compra de los dos artículos en mención dependerá del tiempo de permanencia, variable significativa en el resultado a razón del periodo de evaluación que consideremos para el análisis (30, 60, 180 o 360 días).

 

MEJOR NIVEL DE SERVICIO A UN MENOR COSTO DE ALMACENAMIENTO

 

Para optimizar la capacidad de respuesta se requiere incrementar los niveles de seguridad para obtener así mejores niveles de disponibilidad de stock, el costo podrá correlacionarse en forma inversa teniendo en cuenta la rotación, es simple, a mayor rotación menor tiempo de permanencia y con ello logramos lo utópico: Disminuir el costo de almacenamiento al incrementar los niveles de stock. A partir de estos resultados, la estrategia del abastecimiento estará enfocada en los niveles de servicio según el factor preponderante en el giro de negocio de la empresa, desarrollándose dos metodologías de reposición:

 

Reposición al stock máximo: El abastecimiento es frecuente y la cantidad variable, la cantidad atendida (despachada o vendida) definirá el momento y el volumen a reponer; esta estrategia nos permite contar con altos niveles de servicio ya que la reposición será inmediata al despacho o venta. Los riesgos se centran en el despacho, siendo importante considerar las fechas de vencimiento, incrementándose los costos de logística inversa.

 

Reposición al stock mínimo: La frecuencia del abastecimiento es menor y la cantidad de reposición usualmente es fija, al trabajar esta estrategia estamos sujetos al cumplimiento del tiempo de reposición del proveedor; diseñar esta estrategia para el abastecimiento de los centros de distribución y puntos de venta favorece en la rotación y la optimización de la capacidad instalada, favoreciendo así el flujo comercial del producto, al disminuir las operaciones por devoluciones  pero dejando en riesgo los índices de nivel de servicio.

 

¿QUÉ MODELO DE GESTIÓN ELEGIR?

 

La reposición enfocada en el stock máximo nos permite contar con altos niveles de disponibilidad de productos para mejorar así los niveles de servicio, de modo tal que el cliente encontrará el producto en el punto de venta en el momento que lo requiera; está decisión impactará desfavorablemente en el costo de almacenamiento, aquel que deberemos comenzar a cuantificar para evaluar el costo/beneficio de incrementar los niveles de disponibilidad. En cambio si optamos por la segunda alternativa, la reposición se llevará a cabo cada vez que lleguemos a nuestro punto de pedido, disminuiremos los niveles de stock, relacionándose en forma directa con el nivel de servicio, el costo de almacenamiento y las devoluciones por sobre stocks; las estrategias son genéricas y deberán adecuarse a la necesidad y al beneficio esperado por la empresa, durante la implementación es posible que se experimenten desequilibrios en la administración de los stocks, incrementándose la probabilidad de roturas y sobre stocks de materiales. Por lo tanto, bajo las variables analizadas identificaremos la metodología más apropiada para nuestra empresa; el éxito de la estrategia a emplear no solo está en la capacidad de almacenamiento y financiera, sino también del intercambio de información y la capacidad de respuesta de nuestra cadena de suministro. Han pasado ya varios años desde que los retails apostaron por mejorar la experiencia de compra de sus clientes, trabajando con énfasis en los niveles de servicio, empleando tecnología de información con el objetivo de dinamizar, diversificar y garantizar la oferta valiéndose de herramientas y estrategias olvidadas en el tiempo y ante la imperiosa necesidad de rentabilidad hoy se convierten en tendencias.

(*) El autor es Consultor Logístico Senior, investigador, docente en materias Logísticas y Speaker en Expo Logística Panamá 2012 y Logistic Summit & Expo México 2013  (mespejog@espejo-aranibar-consultores.com)

 


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