Fuente: Este artículo se basa en el artículo “Futuros requisitos para los Sistemas de Gestión del Transporte (TMS)” de Thomas Krebs Miebach Consulting GmbH. Agradecemos a Miebach por la provisión de este material.
Con la aparición de situaciones disruptivas como lo es el COVID-19, es notorio que resulta cada vez es más difícil gestionar con éxito las cadenas de suministro. La interacción con diferentes proveedores, con múltiples ubicaciones de producción y distribución y con la red de clientes, aumenta considerablemente la complejidad. Por ello, en una era de digitalización y de cambios, el alcance de las arquitecturas informáticas logísticas de las empresas y los sistemas de gestión de transporte (TMS) adquieren cada vez más importancia. Se convierten en un componente central de software para la gestión de la cadena de suministro.
Se trata de sistemas que no sólo aseguran la eficiencia, sino que también cumplen la función, cada vez más importante, de ejercer de integrador entre los socios involucrados en la cadena de suministro. Los TMS son un componente esencial para tener una visión general del flujo de mercancías y la aplicación de estrategias logísticas integradas.
Requerimientos futuros desde la perspectiva de la logística
Los sistemas y procesos generan datos de suma importancia, especialmente a través de la conexión de los sistemas dentro del entorno de la Industria 4.0. Por ello se destacan en su uso el evaluar los datos, comprenderlos y tomar las medidas que se deriven de ellos. También resulta de utilidad el cubrir la necesidad de información en tiempo real de los clientes finales lo que lleva a lograr los objetivos de servicio al cliente.
Empresas como empleadores
- Aumentar el atractivo de los trabajos
- Alejarse de trabajos aburridos y rutinarios y enfocarse hacia la solución de tareas críticas de negocios con un software moderno
Optimización de costos
- Presión de costos creciente, generada por el aumento y la descentralización de las redes, el incremento de necesidades de servicio y la reducción de tamaño de los envíos.
- La creciente escasez de personal en el campo profesional de los choferes conduce a costos salariales y tarifarios más altos.
Protección del medio ambiente
- Reducción de las emisiones de CO2 a través de la reducción de recorridos en vacío y de la inclusión de modos de transporte respetuosos con el ambiente (por ejemplo, el ferrocarril).
Cadena de procesos total
- Visibilidad de los pedidos a lo largo de toda la cadena de suministro.
- Crecientes demandas de colaboración e intercambio de información entre los socios involucrados.
- Una integración más estrecha entre los procesos de logística de almacenamiento y los de logística de transporte.
Recopilar e intercambiar información de alta calidad y ponerla a disposición en tiempo real
Un aspecto fundamental de las necesidades futuras de los sistemas TMS es la capacidad para manejar grandes cantidades de datos (Big Data, Data Lakes), que surge del avance de la digitalización. Por un lado, los sistemas de gestión del transporte cumplen el requisito de recoger y transmitir datos de alta calidad. Esto puede incluir evaluaciones en las esferas del cumplimiento de las fechas de entrega, los tiempos de inactividad y los tiempos de rendimiento, o los costos por metro de carga o kilómetro recorrido.
Por otro lado, estos sistemas deben ser capaces de recibir datos de otros sistemas, interpretarlos y realizar recálculos y post cálculos de manera flexible y rápida, basándose en la situación actual. Por ejemplo, la información sobre el tráfico real y/o las situaciones meteorológicas puede utilizarse para actualizar continuamente la ETA (“Estimated Time of Arrival” – Hora Estimada de Llegada) junto con los datos telemáticos. El uso de datos actuales también satisface la necesidad del cliente de obtener información coherente, fiable y actualizada sobre el estado de su pedido a lo largo de todo el proceso. Estos procesos incluyen la entrada y el procesamiento de pedidos en el ERP, el picking y embalaje en un WMS y su culminación en la planificación de entregas al cliente en un TMS.
Visibilidad de la cadena de suministro mediante la colaboración a través de los límites de las empresas y los sistemas
Los desafíos y oportunidades ocasionadas por el avance de la digitalización y las influencias ambientales son considerables. La introducción de un sistema de gestión del transporte puede ser una palanca, si se definen y consideran los procesos futuros al seleccionar el socio o el producto. Por consiguiente, la incorporación de un nuevo sistema de gestión del transporte en la estructura general de la empresa será un proyecto emocionante y con muchos desafíos, pero también con grandes posibilidades. Además, es importante que las empresas utilicen el TMS para proporcionar la mayor visibilidad posible a todos los envíos e inventarios de la cadena de suministro. Esta transparencia ofrece la posibilidad de proporcionar información a los destinatarios de las mercancías o a las propias instalaciones de producción en cualquier momento.
Para crear esta transparencia, es esencial el procesamiento directo de los datos mediante la conexión de los sistemas informáticos. En el proceso ejemplar entre ERP-WMS-TMS, pueden participar diferentes socios, como proveedores de servicios logísticos y transportistas. Por lo tanto, no sólo diferentes sistemas, sino también las empresas, tienen que interactuar entre sí. Si se impulsa esta interacción, se puede desarrollar una colaboración y una planificación integradora del transporte entre las áreas de transporte, almacenaje y producción. Los cambios en los pedidos, las necesidades, los envíos y las rutas resultantes pueden comunicarse de manera rápida y eficiente, haciendo que la cadena de suministro sea más transparente para todas las partes.
La automatización de los procesos de trabajo aumenta la calidad del entorno de trabajo
El cambio en el comportamiento de la comunicación debido a la mayor integración de los sistemas, así como la mayor transparencia de los datos, también tienen consecuencias directas para la empresa como empleador. Gracias a la comunicación de los sistemas entre sí, el empleado tiene que usar el teléfono con menos frecuencia. La anterior rutina diaria, que se caracterizaba por procesos manuales, puede ser estandarizada y manejada automáticamente por el sistema en segundo plano.
Las funcionalidades adicionales del TMS para la optimización de las rutas, la determinación del transportista más favorable y el seguimiento en tiempo real aumentan la eficiencia del proceso de despacho. Los empleados pueden concentrarse en actividades de mayor valor añadido en el sector del transporte y realizar tareas de mayor calidad, como la resolución de problemas en situaciones especiales.
Esto permite a las empresas aumentar el atractivo de los puestos de trabajo en cuestión para encontrar empleados adecuados en un mercado de trabajo cualificado que es altamente competitivo.
Los sistemas de gestión del transporte generan ahorros de costos y reducción de emisiones de CO2
Las empresas también esperan reducir sus costos de flete utilizando sistemas de gestión del transporte. Debido a la creciente transparencia de los datos y al alcance funcional de un TMS, las empresas tienen la oportunidad de realizar cargas completas, optimizar las rutas de transporte y evitar los transportes vacíos. De este modo, se pueden evitar los costos derivados de un posicionamiento incorrecto y de vehículos infrautilizados. Especialmente en el contexto de una capacidad de transporte cada vez más escasa y el consiguiente aumento de las tarifas de flete, la utilización óptima de la flota y la optimización del espacio de carga son de gran importancia.
Otro efecto positivo del transporte y las rutas con una utilización óptima de la capacidad es la reducción del CO2. Este efecto se materializa especialmente al evitar los transportes vacíos, pero también mediante la funcionalidad del TMS para considerar los transportes multimodales que contaminan menos (incluidos los ferrocarriles y los buques de navegación interior).
Para un apoyo ideal al proceso, puede ser necesaria la aplicación de un nuevo sistema de gestión del transporte
Las ventajas de un TMS son sorprendentes. Sin embargo, para lograr todo su potencial, el sistema de gestión del transporte que se utilice debe tener la capacidad para realizar las funciones descritas. Hay un mercado considerable para una solución de ese tipo y, dependiendo de los requisitos, hay soluciones para los diferentes grupos de destinatarios. A partir de ello se puede elaborar rápidamente un proyecto para la introducción de un nuevo programa informático, que comienza con el análisis de los procesos actuales y la derivación del escenario objetivo.
Cuando se introduce un software de transporte es importante prestar atención a las áreas de negocio adyacentes que están involucradas. Para crear una base sólida en mercados competitivos, los procesos deben diseñarse de la forma más flexible y transparente posible. Además, es necesario mejorar y aumentar el nivel de servicio para satisfacer las crecientes demandas de los clientes.
Al principio de la selección de una nueva solución de TMS, es recomendable investigar las funcionalidades disponibles en el mercado de proveedores
Una vez definidos los objetivos a lograr y que se haya obtenido una primera visión general de las funciones futuras que se desean, se podrán identificar los posibles socios o soluciones adecuadas para la selección inicial. Para obtener una primera impresión con respecto a un socio potencial y su producto, una solicitud de información (RFI) es un buen método. Esto puede brindar una primera comparación aproximada entre las funciones solicitadas y las posibilidades de solución de los proveedores. También es posible solicitar una indicación de costo estimado dentro de la RFI.
A partir de las respuestas al RFI, se forma una lista de posibles proveedores de programas informáticos, que también se denomina lista larga en el contexto de una licitación de TI. Otra información importante que se determina mediante este procedimiento es la aceptación o disponibilidad del proveedor para los pasos siguientes.
Dado que los proyectos de software tienen actualmente una gran demanda, la situación de retraso de los proveedores puede dar lugar a una baja disponibilidad. Por consiguiente, es aconsejable contactar a los proveedores en una etapa temprana del proceso, o incluso mejor, contar siempre con una red actualizada de proveedores.
Empezar con un esfuerzo inicial más alto ahorra discusiones y cambios posteriores
En la siguiente fase, se definen las futuras funcionalidades objetivo, junto con todas las áreas involucradas de la empresa. Cuanto más precisa sea la descripción del proceso resultante, más precisas serán las discusiones posteriores con los proveedores de software en los siguientes pasos de selección. Una herramienta adecuada para la descripción del proceso es una representación visual de los flujos de proceso en diagramas de flujo por función. Si los procesos son coordinados por todos participantes en el proyecto, la solicitud de propuesta puede ser enviada al resto de proveedores de software en forma de RFP (solicitud de propuesta).
Para completar el proceso, deben especificarse y entregarse, además de los procesos, los requisitos no funcionales o generales de los sistemas informáticos. Una prueba de concepto (POC) da una impresión del manejo y la usabilidad del software. Por otra parte, una POC permite al proveedor obtener una mayor comprensión de los requisitos.
Una vez que se ha seleccionado un socio y una solución, la introducción de un sistema de gestión del transporte no difiere significativamente de otras implementaciones de TI. Es necesario desarrollar y adoptar una especificación funcional, para supervisar la programación del software y para probar todas las funcionalidades de forma amplia y exhaustiva antes de su puesta en marcha.
¿Qué puede hacer un TMS por tu empresa?
- El TMS se ocupa de la planificación, ejecución, optimización y control del movimiento de mercancías.
- Un TMS forma la plataforma logística que permite al usuario planificar las necesidades de transporte desde la adquisición, la distribución y la devolución hasta la capacidad de transporte disponible.
- Las rutas programadas pueden ser optimizadas y monitoreadas hasta la entrega.
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